Privacyverklaring

Privacyverklaring Xtra

Deze Privacyverklaring legt uit hoe Xtra jouw persoonsgegevens verzamelt, opslaat en gebruikt.

Jouw persoonsgegevens zijn heel belangrijk voor ons. Wij maken er dan ook een punt van om deze te beschermen. Bij het gebruik van jouw persoonsgegevens houden wij rekening met de rechten die je hebt volgens de wet.

Xtra maakt het winkelen bij zijn partners extra gemakkelijk. Xtra ondersteunt de klant in het dagelijkse leven vóór, tijdens en na aankopen bij partners. Niet alleen met handige functionaliteiten, maar ook door het op één plaats bundelen van alle kortingen en voordelen bij de partners van Xtra.

Om dit te kunnen doen verzamelen we via het Xtra-account en het Xtra-profiel persoonsgegevens. Deze verzamelen we via het account en het profiel dat je aanmaakt, de QR-code op je Xtra-kaart, de QR-code in de Xtra-app en door de persoonsgegevens die worden achtergelaten in onze winkels of via onze verschillende (digitale) contactmomenten.

Om je te kunnen ondersteunen voor, tijdens en na het boodschappen doen, heeft Xtra ook een app ontwikkeld. Deze app kan je gebruiken met je Xtra-account maar kan je ook gebruiken zonder aan de melden.

De volgende winkels en webshops zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de gegevens die wij verzamelen onder Xtra (afgekort als: “partners van Xtra”, “partners”, “wij”, “we”, “ons”). Dit zijn de partners met wie Xtra afspraken heeft gemaakt over het herkennen van het Xtra-account van een Xtra-klant en de mate waarin de gegevens van het Xtra-profiel kunnen worden geraadpleegd of beheerd in het kader van een door hen aangeboden eigen dienstverlening:

• Bio-Planet nv met maatschappelijke zetel te Victor Demesmaekerstraat 167, 1500 Halle en ingeschreven onder het ondernemingsnummer 0472.405.143. RPR Brussel;
• Buurtwinkels OKay nv met maatschappelijke zetel te Victor Demesmaekerstraat 167, 1500 Halle en ingeschreven onder het ondernemingsnummer 0464.994.145. RPR Brussel;
• Collect&Go, onderdeel van Colruyt Food Retail nv met maatschappelijke zetel te Edingensesteenweg 196, 1500 Halle en ingeschreven onder het ondernemingsnummer 0716.663.615 RPR Brussel;
• Colruyt Group Academy, onderdeel van Colruyt Group nv met maatschappelijke zetel te Edingensesteenweg 196, 1500 Halle en ingeschreven onder het ondernemingsnummer 0400.378.485. RPR Brussel;
• Colruyt Laagste Prijzen, onderdeel van Colruyt Food Retail nv met maatschappelijke zetel te Edingensesteenweg 196, 1500 Halle en ingeschreven onder het ondernemingsnummer 0716.663.615 RPR Brussel;
• Colruyt Luxembourg S.A. met maatschappelijke zetel te Rue F.W. Raiffeissen 5, 2411 Luxemburg en ingeschreven onder het ondernemingsnummer B124292 Groothertogdom Luxemburg;
• Comarkt Humbeek, onderdeel van Colruyt Group nv met maatschappelijke zetel te Edingensesteenweg 196, 1500 Halle en ingeschreven onder het ondernemingsnummer 0400.378.485. RPR Brussel;
• Comarkt nv met maatschappelijke zetel te Edingensesteenweg 196, 1500 en ingeschreven onder het ondernemingsnummer 0795.538.570 RPR Brussel;
• DATS 24 nv met maatschappelijke zetel te Edingensesteenweg 196, 1500 Halle en ingeschreven onder het ondernemingsnummer 0893.096.618. RPR Brussel;
• Spar Colruyt Group, onderdeel van, Retail Partners Colruyt Group nv met maatschappelijke zetel te Edingensesteenweg 196, 1500 Halle en ingeschreven onder het ondernemingsnummer 0413.970.957. RPR Brussel;
• Xtra, onderdeel van Colruyt Group nv, met maatschappelijke zetel Edingensesteenweg 196, 1500 Halle en ingeschreven onder het ondernemingsnummer 0400.378.485. RPR Brussel;
• Samhati nv met maatschappelijke zetel Edingensesteenweg 196, 1500 Halle en ingeschreven onder het ondernemingsnummer 0760.300.846. RPR Brussel.

De ondernemingen die hierboven zijn opgesomd kunnen jouw persoonsgegevens gebruiken voor de doeleinden beschreven in deze Privacyverklaring.

Daarnaast maakt Xtra ook met externe partners (bijvoorbeeld Dreamland nv) afspraken over bepaalde dienstverlening. Met deze externe partners kunnen we afspraken maken omtrent je persoonsgegevens en van hen kunnen we ook gegevens ontvangen. Deze partners kwalificeren zich niet als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke met Xtra maar zijn afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijken.

We verzamelen gegevens die je ons zelf meedeelt, zoals daar zijn: aankoopgegevens bij onze verschillende winkels, gegevens die je achterlaat wanneer je onze websites, webshops en apps bezoekt, betaalgegevens van Xtra, enzovoort. Aan de hand van deze gegevens maken we een inschatting van jouw persoonlijke voorkeuren en interesses. De combinatie van deze gegevens worden gebruikt om onze marketing, aanbiedingen, promoties en services te personaliseren. Wanneer we met gegevens werken die gevoelig van aard zijn, zoals gezondheidsinformatie, vragen we altijd jouw toestemming. Al deze gegevens vormen samen je Xtra-klantenprofiel.

Onderstaande gegevens verwerken we van iedereen die een Xtra-kaart, Xtra-login of Xtra-QR-code gebruikt of aangevraagd heeft. Deze verwerkingen zijn inherent verbonden aan het gebruik van een Xtra-kaart en vragen we op tijdens de registratie van je Xtra-profiel:

• Persoonlijke gegevens: voornaam, naam, geslacht, geboortedatum …
• Contactgegevens: telefoonnummer, gsm-nummer, e-mailadres, adres …
• Aankoopgegevens van partners: telkens wanneer je winkelt in een van onze fysieke winkels, webshops of tankstations verwerken we de aankopen die je doet en de diensten die je afneemt. 
• Aankoopgegevens via externe partners: wanneer je je Xtra-account gebruikt bij één van onze externe partners kunnen we van hen aankoopgegevens ontvangen die we verder kunnen gebruiken voor het personaliseren van onze marketing boodschappen.
• Generieke aangekochte gegevens: we kunnen jouw profiel verrijken met generieke data die we aankopen bij derde partijen. Dit zijn algemene geografische gegevens die ons een algemeen beeld geven van jou.

Onderstaande gegevens verwerken we enkel wanneer je de Xtra-app of Xtra-website gebruikt, boven op de gegevens beschreven in punt 2.1. Gebruik je de Xtra-app als Klant (zonder Xtra-account), dan verwerken we de gegevens uit punt 2.1 niet.

Volgende gegevens verwerken we enkel wanneer je gebruikmaakt van de specifieke Functionaliteiten in de Xtra-app of op de Xtra- website:

• Locatiegegevens via de app: wanneer je bijvoorbeeld gebruikmaakt van Mobiel tanken en laden of de winkel-zoeker in de app. Het gebruik van locatiegegevens kan enkel met jouw toestemming.
• Informatie over allergenen, voedingsvoorkeuren en levensstijl: in je Xtra-profiel kan je je voorkeuren over allergenen, voeding en levensstijl ingeven. Deze gegevens verwerken we enkel wanneer je ons deze zelf geeft en wanneer je hiervoor je toestemming gegeven hebt. We gebruiken deze informatie enkel voor de doeleinden waarvoor je je toestemming gegeven hebt. Ook wanneer je deelneemt aan smaak- en gebruikerstesten vragen we je voedingsvoorkeuren en allergenen.
• Gegevens die je zelf oplaadt: dit zijn de Lijstjes, Kastickets en Garanties die je zelf in je Xtra-app, of op de websites van de partners.
• Inzichten afgeleid uit de gegevens die ons geeft: op basis van je gegevens als Xtra-klant kunnen we inzichten en persoonlijke voorkeuren afleiden. Dit gaat bijvoorbeeld over het inschatten van jouw persoonlijke gezins- en woonsituatie door het volume, frequentie en de aard van jouw aankopen.
• Gegevens uit je betaalfunctie: om het verschuldigde bedrag van je rekening te kunnen halen hebben we je rekeningnummer en een SEPA-mandaat nodig. We registreren het gebruik van je betaalfunctie en het verloop van de betalingen, dit om fraude en misbruik te voorkomen.

Wanneer je onze website of app bezoekt, verwerken we een aantal technische gegevens. Dit gaat onder meer over je IP-adres, MAC-adres (Media Access Control), de gebruikte browser, informatie over je toestel (zoals je device id), de externe website die je naar ons heeft doorgestuurd en informatie afgeleid uit cookies.

Daarnaast houden we bij hoe elke bezoeker de website of app gebruikt. Zo weten we wanneer mensen onze apps installeren, onze website bezoeken, hoe een webpagina wordt bekeken, waar er precies wordt geklikt, waar men de website opnieuw verlaat, enzovoort. Dezeanalyses laten ons toe om het gebruiksgemak van onze website of app te verbeteren en onze dienstverlening verder aan te passen en de Xtra-app te personaliseren.

Deze informatie verzamelen we aan de hand van cookies. Cookies laten ons toe deze kennis op te bouwen over verschillende bezoeken aan onze website heen. Meer informatie over wat cookies zijn en hoe wij cookies gebruiken, kan je terugvinden in ons cookiebeleid via mijnxtra.be/xtra/nl/cookiebeleid.

Wanneer je de website of app van onze interne partners bezoekt en je aangemeld bent met je Xtra-profiel verwerken we ook een aantal technische gegevens. Welke cookies op die website of app gebruikt worden en waarvoor lees je in het cookiebeleid van onze partner. Dit vind je telkens onderaan op de betreffende websites.

De gegevens die we via deze wegen verzamelen voegen we eveneens toe aan de gegevens die we reeds van jou hebben. Jouw surf- en klikgedrag wordt met andere woorden toegevoegd aan jouw klantprofiel. 

Wanneer je contact opneemt met onze klantendienst houden we ook hierover gegevens bij. Dit gaat over je persoonlijke en contactgegevens, datum en tijd van het contact, nota’s die medewerkers van de klantendienst nemen tijdens het gesprek, e-mails die je verstuurt naar de klantendienst en gegevens die je ons meedeelt tijdens het gesprek of in de e-mail.

We hebben jouw gegevens nodig om jou onze diensten te kunnen aanbieden: gepersonaliseerde voordelen, leveringen, enz. We hanteren daarbij strenge interne (communicatie)regels en gebruiken jouw gegevens om onze dienstverlening te verbeteren en te personaliseren.

Voor de verwerking van jouw persoonsgegevens, baseren we ons op volgende rechtsgronden:

• Uitvoering van een contract: deze gegevens hebben we nodig om onze diensten te kunnen aanbieden.
• Wettelijke verplichting: sommige gegevens moeten we verwerken en bijhouden om te voldoen aan andere geldende wetgevingen.
• Gerechtvaardigd belang: deze gegevens worden verwerkt om de belangen van Xtra en haar partners te behartigen. Onze belangen worden steeds afgewogen tegen die van jou en jouw rechten en vrijheden.
• Toestemming: voor de verwerking van deze gegevens hebben we je expliciete toestemming verkregen. Je hebt het recht om de toestemmingen die je gegeven hebt op elk moment terug in te trekken. Je kan dit doen door ons te contacteren via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring in Hoofdstuk 11.

Je persoonlijke gegevens, contactgegevens en aankoopgegevens hebben we nodig om onze overeenkomst met jou te kunnen naleven. Zo kunnen we onder andere je Xtra-kaart en je persoonlijke voordelen van onze partners versturen naar het juiste adres, een promotie of voordeel toekennen en je inschrijving op workshops of events voltooien. Als je hierover meer wil weten, bekijk dan even de algemene voorwaarden van je Xtra-profiel en van andere diensten waarop je je hebt ingeschreven.

Je locatiegegevens in de app gebruiken we enkel om de specifieke dienstverlening mogelijk te maken. We zullen telkens je toestemming vragen om je locatiegegevens te mogen verwerken en meedelen om welke reden we deze gegevens nodig hebben.

Tot slot verwerken we de gegevens die je zelf oplaadt enkel omdat je bepaalde Functionaliteiten geactiveerd hebt in je Xtra-profiel.

Je profielinformatie is voor ons ook belangrijk om misbruik en fraude te voorkomen of te detecteren, dit op basis van onze gerechtvaardigde belangen.

Soms zijn we ook wettelijk verplicht om een deel van je profielgegevens bij te houden voor onder meer fiscale doeleinden, garantieverplichtingen of een eventueel geschil.

Wanneer je bepaalde producten/hoeveelheden aankoopt in onze winkels, stellen we een factuur op. Om fraude van handelaars tegen te gaan die producten voor verdere verkoop zonder factuur aankopen, is de wetgeving rond het opstellen van facturen door verkopers ruim omschreven. Omdat de wet ons verantwoordelijk stelt bij het ontbreken van facturen, hebben we intern strikte regels opgesteld wanneer facturen, ook voor particulieren, opgesteld dienen te worden. Om deze facturen te kunnen opstellen gebruiken we je gegevens uit je Xtra-profiel.

Wij streven ernaar om jou steeds beter van dienst te zijn. Hiervoor stellen wij een klantprofiel van jou op dat gebaseerd is op jouw aankoopgegevens, de gegevens uit je betaalfunctie, jouw gebruik van de website en de app (indien je hiervoor toestemming hebt gegeven via de cookiebanner), de gegevens die je ons zelf geeft en de generieke gegevens die we extern aankopen om je Klantprofiel te verrijken.

Dit profiel laat ons toe jou in een groep te plaatsen en jouw persoonlijke voorkeuren en interesses in te schatten.

Op deze manier kunnen wij onze diensten steeds persoonlijker maken door op de Xtra-app, Xtra-website en de websites van de Xtra partners gepersonaliseerde diensten aan te leveren onder de vorm van gepersonaliseerde zoekresultaten, recepten of aanbiedingen.

We vragen hiervoor je toestemming door je te vragen een Dataprofiel te kiezen.

De allergenen en voedingsvoorkeuren die je ingeeft bij smaak- en gebruikerstesten gebruiken we om je de juiste afgestemde uitnodigingen te versturen, ook op basis van je toestemming.

Om onze dienstverlening beter te kunnen afstemmen op de noden van Xtra-klanten kunnen we je ook uitnodigen om deel te nemen aan marktonderzoeken of (tevredenheids)enquêtes.

Elke keer wij jou iets willen laten weten, gebruiken we je persoonlijke gegevens, contactgegevens, aankoopgegevens, informatie over je specifieke situatie en de inzichten die we hieruit afgeleid hebben, kortom je Klantprofiel.

We gebruiken jouw gegevens onder andere om je de juiste nieuwsbrieven te versturen, om je promoties en voordelen te personaliseren of om je op de hoogte te brengen van een tijdelijke sluiting van een winkel. Voor het opstellen van deze communicaties gebruiken we je Klantprofiel.

Welke direct marketing we je kunnen sturen hangt af van het Dataprofiel dat je gekozen hebt:

• Minimal

Xtra en haar partners kunnen je direct marketing versturen over hun eigen aanbod via de Xtra-app, via mail, per post en op onze eigen websites. Zo kunnen zij je op de hoogte brengen van relevante promo’s of informatie in hun winkels op jouw maat.

• Basic

Xtra partners waar je al klant bent kunnen je daarnaast direct marketing sturen over het aanbod van andere Xtra partners. Zo kunnen we je op de hoogte brengen van mogelijks interessante promo’s en info bij andere Xtra partners.

Xtra en haar partners kunnen je contactgegevens delen met externe partijen, zoals media-agentschappen of sociale media, zodat je ook op andere kanalen (zoals websites of sociale media) relevante promo’s ziet.

Xtra en haar partners kunnen je gepersonaliseerde banners tonen op hun websites, op basis van jouw klantprofiel, ook als je niet aangemeld bent met je Xtra-profiel. Dit gebeurt via cookies, die je herkennen als dezelfde klant.

• Connected

Xtra en haar partners kunnen je ook direct marketing via eigen kanalen versturen over andere merken. Dit zijn merken waarmee we een overeenkomst hebben, bijvoorbeeld leveranciers, banken, … Deze merken krijgen in geen geval jouw persoonlijke gegevens te zien.

• Advanced 

Partners van Xtra waar je nog geen klant bent kunnen je ook rechtstreeks aanschrijven over hun eigen aanbod Wanneer je hiervoor kiest. Je ontvangt dan communicaties van Xtra partners die je nog niet kent.

Welke partner je direct marketing mag sturen beheer je ook makkelijk zelf via je Xtra-profiel > Profiel beheren > Nieuwsbrieven en folders. Hier stel je per partners in van en over wie je direct marketing wenst te ontvangen.

Deze verwerkingen gebeuren steeds op basis van jouw toestemming. Dit doe je door één van de vier Dataprofielen te kiezen in je Xtra-profiel, zoals hierboven weergegeven.

Je toestemming opnieuw intrekken voor alle of bepaalde vormen van direct marketing kan eenvoudig door een ander Dataprofiel te kiezen. Hoe je dit doet lees in Hoofdstuk 10.

Naast het versturen van direct marketing, houden we je ook op de hoogte van belangrijke informatie over je Xtra-profiel of algemeen Colruyt Group-nieuws. Deze e-mails versturen we op basis van onze overeenkomst waarvoor je je niet kan uitschrijven.

Dit zijn bijvoorbeeld belangrijke communicaties over de beveiliging van je profiel of mails met je digitale kasticket.

Om onze dienstverlening te verbeteren kunnen we je ook uitnodigen om deel te nemen aan enquêtes of marktonderzoeken. Hoe je je hiervoor uitschrijft, vind je in Hoofdstuk 10.

Tot slot kunnen we je contacteren in geval van terugroepingen van een bepaald product. Dit doen we om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen vanuit voedselveiligheid.

Het versturen van sms’en is telkens gekoppeld aan een specifieke dienstverlening. Wanneer je sms’en kan verwachten van een van de partners van Xtra, zal altijd meegedeeld worden bij het gebruik van de specifieke dienstverlening.

Via de Xtra-app kunnen we jou ook contacteren. Dit kan door middel van de Inbox in de app of – als je dit toestaat – door middel van pushberichten (notificaties). Communicatie via de app kan je instellen in jouw app.

Bij een aantal externe partners kan je eveneens je Xtra-account gebruiken om aan te loggen op de website van deze partners.

Wanneer je ervoor kiest je Xtra-account te gebruiken bij deze partners, worden er een aantal gegevens van jou gedeeld met deze partner. Over welke gegevens dit exact gaat, word je steeds geïnformeerd wanneer je op de Xtra-aanmeldknop klikt.

Deze partner kan je gegevens nadien voor zijn eigen doeleinden gebruiken, overeenkomstig hun eigen privacyverklaring.

Als je aangemeld bent met je Xtra-profiel wanneer je onze website en Xtra-app bezoekt, kunnen we informatie over jouw klikgedrag en dergelijke bijhouden. Deze informatie houden we enkel bij wanneer je jouw toestemming hiervoor hebt gegeven. Deze toestemmingen kan je steeds per website terug aanpassen en intrekken. Ook in de app kan je deze instellingen op elk moment aanpassen. Meer informatie hierover vind je in ons cookiebeleid: https://mijnxtra.be/xtra/nl/cookiebeleid.

Op de websites van de partners trek je je toestemming gemakkelijk opnieuw in via de cookie-instellingen per website.

Xtra zal jouw gegevens niet verkopen. Om hun dienstverlening te kunnen uitoefenen (bv. leveringen), kunnen Xtra-partners andere partijen. Zij respecteren altijd de voorwaarden van deze Privacyverklaring.

Een partner van Xtra heeft toegang tot de gegevens van je Xtra-profiel en van andere gegevens die je in het kader van diensten van de partners meedeelt en kunnen deze gebruiken zoals hierboven uitgelegd.

Wanneer een partner uit het Xtra-framework stapt, kunnen we jouw persoonsgegevens doorgeven aan deze partner indien je klant was bij deze partner. We evalueren steeds per geval welke gegevens we zullen doorgeven aan deze partner. Zij kunnen jouw persoonsgegevens nadien voor eigen doeleinden gebruiken.

Een aantal externe partners van Xtra hebben toegang tot jouw inloggegevens en een aantal Profiel- en Contactgegevens. Xtra geeft geen andere persoonsgegevens door aan deze Partners. Aan welke partner Xtra gegevens mag doorgeven en welke gegevens dit exact zijn bepaal je volledig zelf in jouw Xtra-profiel. Ga hiervoor naar de Profiel > Privacy en rechten > Toestemmingen > Jouw gedeelde gegevens.

Binnen Colruyt Group nv hebben enkel personen die jouw gegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun taken toegang tot jouw persoonsgegevens.

Heb je bijvoorbeeld een klacht over de dienstverlening in een bepaalde winkel, dan kan onze klantendienst jouw gegevens doorgeven aan de verantwoordelijke van de betrokken winkel zodat zij contact kunnen opnemen met jou en je verder kunnen helpen.

Doe je een schenking aan Colruyt Group Foundation, dan hebben ook hun medewerkers toegang tot je Xtra-gegevens en kunnen ze je communicaties versturen.

Ook Colruyt IT Consultancy India Pvt. Ltd., onderdeel van Colruyt Group, kunnen toegang hebben tot jouw gegevens als interne dienstverleners.

Ook externe partijen kunnen toegang hebben tot jouw gegevens. Deze partijen zorgen er samen met ons voor dat we onze dienstverlening kunnen uitvoeren.

Zo kunnen de partners van Xtra marktonderzoek uitvoeren. Hiervoor kunnen zij een beroep doen op externe marktonderzoek- bureaus, waardoor zij een beperkt aantal gegevens uit je Xtra-profiel kunnen doorgeven aan deze partners.

Xtra en haar partners zullen ook beroep doen op mediabureaus om je de meest relevante advertenties te tonen op externe kanalen, onder andere op sociale mediakanalen. Met jouw toestemming kunnen we hiervoor jouw contactgegevens doorgeven aan deze mediabureaus. We kunnen ook zelf beperkte gegevens doorgeven aan bepaalde sociale mediakanalen via cookies. Meer informatie hierover vind je in ons cookiebeleid.

De partners van Xtra kunnen jouw contactgegevens ook delen met social mediakanalen om jou hun meest relevante advertenties te tonen op de social media-kanalen van onze keuze. De sociale mediakanalen kunnen deze informatie gebruiken om profielen, die vergelijkbaar zijn met het jouwe, dezelfde advertenties te tonen. Dit doen we enkel mits jouw toestemming, aan de hand van je gekozen dataprofiel.

Wanneer je een probleem hebt met de bestelling die je plaatste op een van onze webshops of wanneer een deel van je bestelling ontbreekt, kunnen we jouw gegevens doorgeven aan de betrokken leverancier. Hij kan dan verder contact opnemen met jou om het probleem te verhelpen.

We kunnen je gegevens ook doorgeven aan onze invorderingspartner bij openstaande facturen of bedragen.

Om onze dienstverlening uit te kunnen voeren, kunnen we een beroep doen op dienstverleners die ook toegang nodig hebben tot (een gedeelte van) jouw gegevens. Bijvoorbeeld om de persoonsgegevens veilig te bewaren, om folders tot bij jou in de brievenbus te krijgen, enzovoort.

In specifieke gevallen zullen onder andere advocatenkantoren, incassobureaus, gerechtsdeurwaarders, verzekeringsmaatschappijen of banken toegang krijgen tot een gedeelte van jouw persoonsgegevens wanneer dat voor hen nodig is om ons bij te staan bij het behandelen van een dossier, het uitvoeren van projecten, het onderzoeken van fraude, enzovoort.

Tot slot moeten wij in geval van een gewettigd verzoek je persoonsgegevens overmaken aan bevoegde autoriteiten of (overheids) instanties. Elk verzoek zullen wij eerst nagaan en onderzoeken vooraleer wij uw persoonsgegevens effectief overmaken aan bevoegde autoriteiten.

Hoe dan ook zal Xtra jouw gegevens niet verkopen.

Jouw gegevens worden voornamelijk in België en binnen de EER bewaard. Om de dienstverlening van Xtra mogelijk te maken, heeft ook Colruyt IT Consultancy India toegang tot jouw persoonsgegevens.

Sommige dienstverleners gebruiken jouw gegevens buiten Europa. In elk van deze gevallen worden jouw persoonsgegevens veilig verwerkt, in overeenstemming met de wetgeving en de voorwaarden van deze Privacyverklaring.

We bewaren je gegevens voornamelijk in België en binnen de Europese Economische Ruimte.

Colruyt IT Consultancy India Pvt. Ltd., een dochteronderneming van de Colruyt Group, biedt vanuit India ondersteuning aan Xtra. Zij werken bijvoorbeeld mee aan de ontwikkeling van nieuwe diensten of breiden bestaande apps en websites uit.

Hoewel jouw persoonsgegevens in België opgeslagen worden, kan het zijn dat Colruyt IT Consultancy India toegang heeft tot jouw persoonsgegevens om hun dienstverlening uit te oefenen.[1]

Sommige van onze dienstverleners verwerken jouw gegevens buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval nemen we de nodige maatregelen en sluiten we de nodige contracten af om ervoor te zorgen dat jouw persoonsgegevens veilig worden verwerkt in overeenstemming met de voorwaarden van deze Privacyverklaring en de wetgeving.

Je kan een kopie vragen van de maatregelen die we hebben genomen, door ons te contacteren via de contactgegevens die je onderaan deze Privacyverklaring terugvindt.

[1] In overeenstemming met de geldende wetgeving hebben wij met Colruyt IT Consultancy India Pvt. Ltd. een contract afgesloten met de standaardbepalingen inzake gegevensbescherming om jouw gegevens zo goed mogelijk te beschermen buiten de Europese Unie.

We verwijderen jouw profiel- en contactgegevens als je jouw Xtra-profiel 10 jaar lang niet gebruikt. Je aankoopgegevens gebruiken we 5 jaar actief. De gegevens die je zelf oplaadt in je Xtra-app houden we 2 jaar bij. Gebruik je de app als Klant, dan bewaren we je gegevens tot 3 maanden na het laatste gebruik van de app.

Onze basisregels zijn eenvoudig: wanneer je je Xtra-profiel 10 jaar lang niet gebruikt, worden jouw profielgegevens verwijderd. Je aankoopgegevens houden we 5 jaar actief bij na een aankoop. Na afloop van deze 5 jaar verwerken we de aankoopgegevens gepseudonimiseerd, waarbij een link naar jou niet meer mogelijk is. Ook de gegevens die onze klantendienst verwerkt, worden 5 jaar bijgehouden.

Gebruik je enkel de app als Xtra-klant en doe je geen aankopen bij de partners van Xtra, dan verwijderen we de gegevens uit de app 2 jaar nadat je de app de laatste keer geopend hebt.

Wanneer je de Xtra-app als Klant gebruikt, bewaren we je opgeladen Kastickets, Garanties en Lijstjes 3 maanden nadat je de app de laatste keer geopend hebt. Je kan deze gegevens op elk moment ook zelf verwijderen in de app.

Één jaar na je laatste aankoop stopt de partner van Xtra met het versturen van gepersonaliseerde communicaties naar jou. Uiteraard kan je je op elk moment hiervoor in- en/of uitschrijven, zoals beschreven in Hoofdstuk 10.

Wens je je gegevens eerder te laten schrappen, dan kan dit door onze klantendienst te contacteren (zie Hoofdstuk 10).

Soms zijn we echter wettelijk verplicht om gegevens langer bij te houden, bijvoorbeeld facturen of gegevens die gebruikt kunnen worden als er een geschil zou optreden. In dat geval zullen we ons ook aan die langere bewaartermijn houden. Uiteraard stoppen we na 5 jaar wel met het actief gebruiken van deze gegevens voor de verbetering van onze dienstverlening.

We doen er alles aan om jouw gegevens optimaal te beschermen. Toch kunnen we nooit een volledige garantie bieden.

Zelf bewaren wij jouw persoonsgegevens op goed beveiligde en gecontroleerde datacenters. Wanneer we samenwerken met andere partijen, eisen we van hen eenzelfde niveau van beveiliging. Ondanks al onze inspanningen op dit vlak, kunnen wij de veiligheid en bescherming van jouw persoonsgegevens echter nooit volledig garanderen.

De partners van Xtra kunnen op geregelde tijdstippen wedstrijden organiseren die een Xtra-account vereisen. Jouw gegevens worden in dit geval enkel verwerkt voor het verloop van de wedstrijd. In uitzonderlijke gevallen kunnen jouw gegevens doorgestuurd worden naar leveranciers die de wedstrijd mee organiseren. In dit geval word je hiervan steeds op de hoogte gebracht via het wedstrijdreglement van de desbetreffende wedstrijd. Voor sommige wedstrijden schakelen wij ook partners in om het verloop van de wedstrijd in goede banen te leiden. Dit kan gaan over marketingbureaus, softwareleveranciers of externe bureaus. In al deze gevallen worden met deze partners passende overeenkomsten afgesloten.

De foto’s en/of video’s die verzameld worden via wedstrijden van een van de partners van Xtra, worden verzameld op basis van jouw toestemming. Deze toestemming kan je te allen tijde intrekken door ons te contacteren via onderstaande contactgegevens. Deze foto’s en/of video’s worden ook enkel gebruikt voor de doeleinden zoals vermeld in het betreffende wedstrijdreglement.

Je kan een overzicht vragen van de persoonsgegevens die we van jou bijhouden.

Dit overzicht kan je aanvragen door je aan te melden met je Xtra-profiel op mijnxtra.be. Ga naar “Privacy en rechten” en vraag je overzicht aan.

Ook in de Xtra-app kan je via “Profiel – Privacy en rechten – Mijn data” een overzicht vragen van de gegevens die we van jou bijhouden.

Heb je nog geen Xtra-account, dan kan je zo’n overzicht aanvragen via bovenstaande contactmogelijkheden. We zullen je in dit geval vragen je te identificeren door het opvragen van een aantal gegevens. Na deze identificatie zullen we je dergelijk overzicht bezorgen per post.

Je kan foutieve gegevens laten verbeteren en gegevens die niet langer relevant zijn ook laten verwijderen.

Foutieve gegevens kan je makkelijk zelf aanpassen in je online Xtra-profiel of via onze klantendienst.

Je kan vragen dat Xtra jouw gegevens volledig verwijdert. Let wel dat wanneer je dit doet ook alle voordelen die je hebt met je Xtra-kaart zullen vervallen. Dit recht kan je uitoefenen door ons te contacteren via bovenstaande contactmogelijkheden.

In sommige gevallen kunnen we je gegevens niet meteen schrappen, onder meer wanneer we een wettelijke verplichting hebben

je gegevens langer bij te houden of om een geschil verder te onderzoeken of af te handelen. Ook wanneer je nog openstaande schulden hebt, kunnen we jouw gegevens niet schrappen. In dit geval zullen we jou hiervan steeds op de hoogte brengen.

Het verwijderen van jouw persoonsgegevens kunnen we niet ongedaan maken. Daarom zullen we je steeds vragen je te identificeren aan de hand van een aantal extra gegevens, zoals je naam, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum en Xtra-kaartnummer. Zo kunnen we je identiteit controleren alvorens we jouw gegevens definitief verwijderen, zonder evenwel nieuwe gegevens over jou te verzamelen.

Heb je je Xtra-login gebruikt bij externe partners van Xtra, en wil je ook bij hen je gegevens laten schrappen? Contacteer dan deze externe partners. Zij zullen dan zelf het noodzakelijke doen om jouw gegevens ook bij hen te schrappen.

Je kan vragen om de gegevens die je ons zelf hebt gegeven over te dragen aan jou in een machineleesbaar formaat.

Je kan vragen om het gebruik van jouw persoonsgegevens te beperken, bijvoorbeeld wanneer je gegevens niet correct zijn, rekening houdend met de algemene voorwaarden van Xtra.

Je kan steeds bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens voor bepaalde doeleinden.

Zo kan je bijvoorbeeld vragen je gegevens niet meer te gebruiken voor marktonderzoeken. Hiervoor kan je je steeds uitschrijven via de uitnodiging die je krijgt of door een mail te sturen naar marketresearch@colruytgroup.com of via bovenstaande contactgegevens.

Je kan ook bezwaar aantekenen tegen het versturen van e-mails die geen direct marketing zijn via de onderstaande contactgegevens.

Welke notificaties je al dan niet wenst te ontvangen kan je instellen in de Xtra-app en via de Xtra-website door naar Profiel te gaan. Hier kan je zelf kiezen welke notificaties je wenst te ontvangen.

De toestemmingen die je gegeven hebt rond allergenen en levensstijl kan je opnieuw intrekken in je Xtra-profiel of via de website van smaak- en gebruikerstesten.

Overige toestemmingen die je geeft, kan je makkelijk intrekken via de contactgegevens die je hierboven terugvindt. Ook de toestemming voor het opbouwen van je klantprofiel, kan je terugtrekken door ons te contacteren via de contactmogelijkheden.

Je kan op verschillende manieren je toestemming voor het versturen van direct marketing intrekken:

Je kan een ander Dataprofiel kiezen. Hierdoor wijzig je wie je wanneer en via welke kanalen direct marketing kan sturen.

Je kan ook per partner je toestemming intrekken. Zo bepaal jij welke partners je marketing kunnen versturen en welke niet.

Je hebt het recht je zowel uit te schrijven voor papieren folders als voor elektronische communicaties via e-mail. Je kan je op twee manieren uitschrijven voor de direct marketing bij de partners van Xtra:

Via e-mail:

• Voor elektronische communicaties: door onderaan in de marketing-e-mail op de uitschrijflink te klikken.
• Voor papieren folders en/of elektronische communicaties: door contact op te nemen met onze klantendienst via info.xtra@colruytgroup.be. Onze medewerkers van de klantendienst zullen op dat ogenblik het nodige doen zodat je geen direct-marketingmails meer ontvangt van de Xtra-partners.

Via jouw Xtra-profiel:

Wanneer je je aanmeldt met je Xtra-profiel op mijnxtra.be kan je gemakkelijk zelf instellen welke direct marketing je van welke partner al dan niet wenst te ontvangen. Ga hiervoor naar het blokje “Nieuwsbrieven en folders”. Hier kan je zowel de papieren folders als de elektronische communicaties uitzetten.

In de Xtra-app ga je naar Profiel. Hier stel je je direct-marketingvoorkeuren gemakkelijk zelf in.

Heb je nog vragen of wil je graag meer informatie over hoe wij omgaan met je persoonsgegevens, contacteer dan onze klantendienst. Dit kan op 3 manieren:

• Schrijf ons een brief op het adres Edingensesteenweg 196, 1500 Halle
• Stuur ons een e-mail via: info.xtra@colruytgroup.be
• Bel ons op +32(0)2 363 54 00

Klachten of verdere vragen rond de behandeling van jouw persoonsgegevens?

Heb je klachten over hoe wij omgaan met je persoonsgegevens? Contacteer dan onze functionaris voor bescherming van persoonsgegevens (Data Protection Officer – DPO) op privacy@colruytgroup.com of +32(0)2 363 54 00.

Wanneer hij je onvoldoende kan helpen, kan je steeds contact opnemen met de bevoegde autoriteiten:

• De Gegevensbeschermingsautoriteit in België
  Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België, +32 (0)2 274 48 35, contact@apd-gba.be, bij vragen of klachten.

Blijf op de hoogte van wijzigingen en lees deze Privacyverklaring regelmatig na.

Onze dienstverlening groeit en evolueert voortdurend om jou de best mogelijke service te kunnen blijven aanbieden. Daarom zullen wij deze Privacyverklaring regelmatig bijwerken zodat deze steeds correct toelicht hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens.

Hoewel we ons best doen om je op wijzigingen attent maken, raden we toch aan om deze Privacyverklaring regelmatig te bekijken. Het is immers je eigen verantwoordelijkheid om aanpassingen op te volgen.

Deze Privacyverklaring werd het laatst gewijzigd op 13/03/2026.